La présente note définit les étapes de passation d'une commande de repas auprès des différents titulaires du marché .
Avant toute commande assurez-vous d'avoir obtenu l'autorisation de votre direction de laboratoire (un mail suffit) et/ou la notification d'attribution de financement (ED, CR, Convention de subvention, Institut des Amériques etc.) Sans cette autorisation, aucune demande ne sera traitée.
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1/ Consulter les offres et tarifs des prestataires
2/ Réserver un lieu de réception (prendre contact avec le gestionnaire ADE)
3/ Demander un devis auprès de l'un des prestataires en précisant :
- Nombre de personne :
- Date :
- Heure :
- Lieu :
- Formule:
- Contact sur place et numéro de téléphone :
4/ Déposer le devis envoyé par l'un des prestataires via le Google forms.
5/ Le gestionnaire financier édite le bon de commande, l’envoi au fournisseur après signature et validation du responsable de la ligne budgétaire
NB: Anticiper l'organisation de l'évènement 4 semaines avant la date prévue
Les commandes hors marché (non classique)
Sont autorisées de manière exceptionnelle dans le cas où le marché ne répond pas à un besoin strictement nécessaire à la continuité des activités.
La procédure hors marché peut rallonger le délai de commande de 2 à 3 semaines car la création du fournisseur dans notre base de données comptable n’est pas immédiate.
Veuillez anticiper au maximum vos demandes pour pouvoir recevoir votre commande dans le délai souhaité.
Vérifier auprès du pôle budget que le fournisseur est enregistré sur la base de données,
S'il n'est pas enregistré :
1. Télécharger la fiche de création fournisseur que vous pouvez obtenir sur la page internet du pôle budget de l’UFR LCE : https://ufr-lce.parisnanterre.fr/information-a-destination-des-nouveaux-agents
2. Faire compléter la fiche de création par le fournisseur et lui demander un RIB
3. Téléverser la fiche complétée et le RIB sur le Google form.
S'il est enregistré :
4. Le gestionnaire financier édite le bon de commande, l’envoi au fournisseur après signature et validation du responsable de la ligne budgétaire.
CAS CROUS :
Rappel : le CROUS est un prestataire hors marché.
Ce qui est autorisé de exceptionnellement en présentant un devis :
Repas assis au restaurant CROUS VIP à l'intérieur : maximum 5 personnes
Repas assis au Jardin à l'intérieur
Ce qui n'est pas autorisé :
Livraison de repas du CROUS vers un autre bâtiment : pause café, buffet, cocktail, plateaux repas
